Менеджмент, Криптовалюты, Инвестиции, Маркетинг и все-все-все!

Без рубрики

Легкий способ помнить всё!

Продолжим про «управление временем». Расскажу о своем опыте, как обрабатываю входящие задачи, приоритезирую их, как контролирую свои поручения.

Дэвид Аллен, фото с сайта cnbc.com

Дэвид Аллен, фото с сайта cnbc.com

Начнем с организации работы с входящими задачами.

Ежеминутно руководителю приходят письма, приносят бумажные документы, поступают звонки. Объем информации ОГРОМЕН! Одна задача, другая, а вот еще более важная… и еще посетители!

Организовать правильную работу с входящими задачами мне помогла система GTD Дэвида Аллена (подробнее можно прочитать в одноименной книге, в русском переводе «Как привести дела в порядок»). Одно время я стал ярым адептом этой системы, даже приобрел специальный софт для ПК и смартфона (я не использую бумажный органайзер).

GTD позволяет не только четко приоритезировать задачи, но и держать в поле зрения большое количество небольших задач.

Около двух лет я был активным пользователем системы, но после смены работы потребность контролировать процессы «от и до» отпала и недостатки системы стали превышать ее преимущества. Все-таки работа с GTD требует определенной дисциплины, чего мне не всегда хватает.

Основная идея Д.Аллена, что голова должна быть свободной от каких-либо запоминаний. Достигается это путем записи задач, идей и т.п. Т.е. все задачи, идеи, мысли, поручения, абсолютно все записываются. Таким образом, у вас не необходимости что-то «не забыть». Все в вашем органайзере, бумажном или электронном. И записывать все оказалось самым сложным для меня.

Однако при обработке входящего потока я по-прежнему использую принципы GTD.

Любая входящая информация проходит ряд мысленных фильтров, вопросов:

1. Эта задача имеет ко мне отношение? Да, продолжаю. Нет, игнорирую.

2. Я могу это сделать прямо сейчас в течении 5 минут? Да, делаю. Нет, двигаюсь дальше.

3. Я могу это делегировать? Да, делегирую. Нет, дальше.

4. Эту задачу надо сделать в течении дня? Да, попадает в список на день. Нет, дальше.

5. В течении недели? Да, попадает в список на неделю. Нет, дальше.

6. В течении месяца? Да, попадает в список на месяц. Нет, дальше.

7. Нет срока? Попадает в список «Когда-нибудь», туда же уходят задачи, которые не перемещаются между папками времени.

В итоге у меня получаются следующие списки задач:

1. Поручения. Делегированные задачи.

2. Задачи на день.

3. Задачи на неделю.

4. Задачи на месяц.

5. «Когда-нибудь».

Плюс еще у меня отдельный пункт «Идеи».

Все это я заношу в Outlook, часть задач, полученных по емайл, сортируется по соответствующим папкам (День, Неделя, Месяц). Часть задач в виде «Задач». Привязанные ко времени встречи сразу заношу в календарь.

Естественно каждый из списков приоритезируется. Таким образом, в итоге, для планирования мне достаточно раскидать задачи по календарю, вуаля!

Добавить комментарий